Събития: полезни съвети за организаторите

Като човек прекарал значителна част от последните 20-тина години от живота си в организирането на събития вариращи от сватба на приятелка, през корпоративни прес-конференции, до колосални събития тип посещението на папата в България, когато коментирам или критикувам дадено събитие никога не е в духа на „ох, тва сааа колко е тъпоооо“. Когато искат мнението ми се опитвам да давам смислена обратна връзка и ако мога – готови решения на конкретни казуси, въпроси, проблеми.

Това е една компилация от подбрани и лесно-приложими съвети:

Дефинирайте вида на събитието: голямо, малко, делово, бизнес, официално/формално, лежерно, неформално, тесен приятелски кръг – защото от това зависи всичко останало.

Определете дата.

Определете бюджет, но не забравяйте да оставите буфер за всеки случай.

Определете бройката гости/поканени, като и тук имате предвид потенциален буфер +/- определен брой хора – всичко се случва

Въз основа на бройката определете:

  • Място (локация – както е модерно да се нарича 😉)
  • Храна & напитки
  • Комплименти/подаръци/goodie bags за гостите – например за представяне на нов продукт или пък за сватби, годежи и т.н.
  • Вид забавление – ако ситуацията (сватба, корпоративно парти, купон, рожден ден) го предполага и изисква
  • Транспорт – в случай, че локацията е далечна, сложна и се предполага, че гостите ви ще са употребявали алкохолни напитки

Изпратете своевременно покани и не подценявайте важността на RSVP

За формални, официални или бизнес събития – е добре да имате сценарий.

Разделете работата по събитието на 3 фази: преди събитието, по време на събитието и след събитието – и при нужда си направете чек-лист с всички задачи, за да не пропуснете нещо съществено.

Излезте извън клишето – например ако организирате представяне на нов продукт, вместо да ангажирате известно лице Х, което да чете скрипт/сценарий и да забавлява гостите, които така или иначе не слушат, а се надпреварват кой ще допринесе най-много към унищожаването на кетъринга и напитките, помислете за истинско customer experience изживяване.

Ако на събитието (например сватба) ще присъстват хора на различна възраст е добре да помислите за достатъчно подходящи места, активности, забавления за всички. Децата ще искат да се движат, докато по-възрастните ще имат нужда да поседнат, например.

Обмислете добре менюто и напитките: по-добре по-малко но вкусна и качествена храна и напитки, отколкото изобилие от посредствени ястия и вино, например.

Помислете за спомените, които ще оставите. Може да е фото-бутка, може да е малък подарък – нека хората имат с какво да си спомнят за събитието.

Ако събитието го предполага – не пропускайте да благодарите на гостите за това, че са били част от вашия празник/събитие.

 

 

 

 

 

 

Все още няма коментари

Напиши коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *